Een visie op Asset Lifecycle Management

In dit artikel over Asset Lifecycle Management (kortweg ALM) een visie op dit onderwerp. Deze visie is gebaseerd op de navolgende elementen die later in dit artikel toegelicht worden:

• Zorg voor een goede technische Asset Management oplossing (asset discovery & tracking) om zoveel mogelijk kwalitatieve en betrouwbare data te verzamelen en op te slaan voor langere tijd.
• Bewerk en presenteer de verzamelde data zodanig dat de verschillende doelgroepen binnen een organisatie gefundeerde beslissingen kunnen nemen. Het gebruik van Business Intelligence is daarbij zeer aan te raden!
• Breng de Asset Management oplossing onder in het proces van Asset Lyfecycle Management. ALM kent raakvlakken met andere processen met ieder hun eigen proceseigenaar. De assetdata kan dan veel meer benut worden dan wanneer de Asset Management oplossing slechts ten dienst staat van het incident – c.q. problem management!

Asset Management oplossing

Asset Management is het geheel automatisch opsporen, verzamelen, opslaan en up-to-date houden van assetdata van de gehele infrastructuur. Een aantal processen gebruiken de assetdata frequent zoals de processen: continuïteit – bewaken van de infrastructuur, configuratiemanagement – o.a. uitfaseren van systemen. incidentmanagement – afhandelen van incidenten of changemanagement – doorvoeren van wijzigingen. Daarom dient de assetdata betrouwbaar, volledig en actueel te zijn. De basis van het succes wordt hier gelegd. Zo dient een Asset Management oplossing diverse interfaces te ondersteunen om de IT-componenten inclusief een Active directory, DNS-server, DHCP-server, storage devices, virtuele omgeving, etc. Een goede Asset Management oplossing kwalificeert zich door tevens grondig de software te inventariseren. Dit technische proces is onzichtbaar en blijft ook zo mits de Asset Management oplossing wordt opgenomen in het Asset Lifecycle Management proces.

Asset Lifecycle Management maakt Asset Management zichtbaar!

De Asset Management oplossing staat in dienst van Asset Lifecycle Management. Dit proces is een cyclisch proces bestaande uit plan – het formuleren van doelstellingen en doelgroepen, do – verzamelen en bewerken, check – rapporteren en act – het nemen van beslissingen en geschikte acties ALM is het raakvlak naar vele andere processen in het beheer zoals eerder is aangegeven. Door de proceseigenaren te voorzien van allerlei voorbewerkte assetdata – in de vorm van rapportages – kan veel meer gehaald worden uit de Asset Management oplossing. Niets nieuws hoor ik u denken! Zeker waar. Wat wij in de praktijk zien is dat de beheerder een technisch georiënteerde medewerker is die oog heeft voor infrastructuur en minder voor processen. Juist het goed kunnen identificeren van de juiste processen en de daarbij behorende proceseigenaren maakt van ALM een groter succes. Hoe worden nu de processen en proceseigenaren geïdentificeerd?

Brainstormen – divergeren en convergeren

In de fase van het plannen van ALM wordt, indien nodig in iteratieve stappen, een duidelijke probleemstelling geformuleerd met als aandachtspunten het vaststellen van de doelstellingen en de doelgroepen. Daarbij helpt de methodiek van brainstormen bestaande uit het toepassen van divergeren (het vinden van zoveel mogelijk doelstellingen) waarbij onorthodoxe invalshoeken gebruikt worden en convergeren (het maken van een shortlist op basis van aangelegde heldere criteria).

Voorbeelden van doelstellingen zijn het voorkomen van boetes (denk aan applicaties waarvoor geen licentie is betaald), het hebben van een betere afschrijvingsmethodiek, het beter opsporen van de mate van standaardisatie van hardware / software / configuratie, meer grip op changes, betere risico analyses, lagere voorraden, vermijden overcapaciteit, betere bewaking contractafspraken, vermijden illegaal gebruik software enzovoorts.

Als de doelstellingen zijn geformuleerd is het eenvoudig deze aan de processen en de daarbij behorende proceseigenaren te koppelen zoals Service Portfolio Manager, Procurement, Stock & Supply Manager, Configuration Manager, Contract Manager, Compliance Manager, etc.

Data warehousen en data minen

In de fase van de uitvoering van ALM komt o.a. Business Intelligence in beeld. BI is een vakgebied dat zich bezighoudt met voorspellingen op basis van grote gegevensverzamelingen. In een eerder stadium heeft de Asset Management oplossing ervoor gezorgd dat een database is aangelegd met een verscheidenheid aan data van de hele IT infrastructuur. Actualiteit en betrouwbaarheid zijn dan erg belangrijk. De Asset Management oplossing moet daarom voorzieningen hebben waardoor voldaan wordt aan de data-integriteitsregels.

Het hebben van een grote verzameling is cruciaal en is de basis om te “data minen”. Hoe meer data je hebt hoe betrouwbaarder de statistische bewerkingen en analyses worden.

Het inbrengen van BI (net zoals de methode brainstormen) in het proces van ALM is bijzonder te noemen. BI vraagt om veel analytische vaardigheden en kennis van de beheerprocessen (in het bestek van dit artikel). Echter creativiteit is daarbij nadrukkelijk nodig om uit de veelheid van data en complexe structuren nieuwe inzichten te creëren. Daarbij wordt de techniek van “Trial and Error” toegepast. Het grote voordeel van het toepassen van BI is, dat je veel meer waardevolle (strategische) informatie uit de assetdata haalt of zelfs kennis. Het gebruik van assetdata blijft niet meer beperkt tot de processen Incident management of Problem management.

Intuïtief en flexibel

De evaluatiefase. Ondanks dat de data volledig, betrouwbaar en actueel is en de data op allerlei manieren slim is bewerkt, is de data nog voor de doelgroepen onzichtbaar gebleven. Alles is vergeefs als u niet in staat bent om op een intuïtieve en flexibele manier kan rapporteren. BI voorziet hierin maar ook de rapportagetools moeten u in staat stellen om de data op diverse wijzen te representeren zodat dit leidt  tot goede beslissingen die aansluiten bij de geformuleerde doelstellingen. Naast intuïtieve en flexibele rapportagesoftware dient de rapporteur/adviseur de taal van de business goed te verstaan omdat naar onze overtuiging, de rapportage vergezeld dient te worden met een kort advies bestaande uit een analyse, een aantal bevindingen en keuzes zodat de beslisser die toch al veel informatie te verwerken krijgt, sneller tot een beslissing komt.

Tot slot

In dit artikel zijn twee nieuwe elementen ingebracht in het proces van Asset Lifecycle Management te weten: brainstormen en Business Intelligence.

Het brainstormen is nodig om op creatieve manier zoveel mogelijk doelstellingen te benoemen voor het ALM proces en Business Intelligence is nodig om zoveel mogelijk informatie te krijgen en nieuwe inzichten te generen met als basis de assetdata. Creativiteit helpt u in gevallen dat analytische methodes u niet meer (voldoende) helpen bij het oplossen van problemen.

Voorbeelden van Asset Management in combinatie met BI zijn:

• Het in kaart brengen van de mate van standaardisatie op hardware en software vlak maar ook met betrekking tot naamgeving van objecten, configuratie-instellingen als startpunt voor een optimalisatieslag binnen de infrastructuur.
• Aan de hand van diverse grafische presentaties inzichtelijk maken van de gebruikte  software op werkplekken in combinatie tot de mate van ondersteuning door de helpdesk.
• Het analyseren van assetdata in combinatie met grote een hoeveelheid eventmeldingen waarmee inzicht geven wordt in de probleemgebieden c.q. zwaktes van de IT infrastructuur.
• Het geven van inzicht in de beveiligingsrisico’s door het inventariseren van het gebruik van de beveiligingssoftware en beveiligingsinstellingen.